Privacy statement

De toelichting in dit document heeft betrekking op Scouting Puttershoek. Bij de Kamer van Koophandel staan deze als gelijknamig geregistreerd.

Inschrijfformulier
Inschrijven van een lid gaat met een inschrijfformulier volgens Scouting Nederland model. Dit inschrijfformulier bevat NAW1-gegevens van het lid en van de ouders/verzorgers. Deze gegevens worden ingevoerd in het systeem van Scouting Nederland (Scouts Online, ook wel SOL). Het inschrijfformulier wordt bewaard in de administratie tot het moment van uitschrijving. De gegevens in SOL kunnen altijd door de leden zelf ingezien en aangepast worden.
1 Naam-adres-woonplaats. Naast deze gegevens worden ook geboortedatum, geslacht, relevante medische gegevens, e-mailadres en telefoonnummer geregistreerd.

Uitschrijfformulier
Uitschrijven van een lid gaat met een uitschrijfformulier. Dit uitschrijfformulier bevat NAW-gegevens van het lid. Naast NAW-gegevens wordt ook gevraagd om reden van uitschrijving. Het formulier wordt vernietigd zodra de uitschrijving in het systeem van Scouting Nederland is verwerkt.

Gezondheidsformulieren
Voorafgaand aan de (zomer)kampen zal een gezondheidsformulier uitgedeeld worden volgens Scouting Nederland model. Hierin staan NAW-gegevens, paspoort/ ID kaart gegevens, verzekeringsgegevens, medische informatie en contactgegevens in geval van nood bestemd voor de groepsleiding. Paspoort/ID kaart is verplicht voor kinderen vanaf 14 jaar of tijdens activiteiten in het buitenland. Deze informatie wordt bewaard door (1 van) de groepsleiding en enkel gebruikt wanneer het nodig is. Dit formulier is maximaal 1 jaar geldig, na deze periode zal het formulier vernietigd worden en een nieuw formulier ingevuld dienen te worden door de ouders/verzorgers. Als een lid uitgeschreven wordt, zal dit formulier ook vernietigd worden. De informatie wordt niet digitaal opgeslagen.

Persoonsgegevens
De ledenlijst met NAW- en contactgegevens is beschikbaar voor groepsbestuursleden en groepsleiding van de speltak in SOL. Deze lijst wordt uitsluitend gebruikt voor:

Het verzamelen van e-mailadressen bij gerichte mailing;
Opzoeken van telefoonnummers voor het uitvoeren van bestuurstaken of groepsleidingtaken.

Financiële administratie
In de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van de persoonsgegevens zoals vastgelegd in de ledenadministratie SOL. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de bankrekeningnummers van leden of hun wettelijk vertegenwoordigers ten behoeve van de contributie-inning.

Binnen de groep en stichting hebben de volgende personen toegang tot deze informatie: penningmeester van de groep en leden die door de groepsraad of stichtingsbestuur zijn belast met de controle van de financiën (kascommissie).De administratie wordt gevoerd met behulp van boekhoudsoftware. Toegang tot de administratiesoftware of de website van de bank is beveiligd met gebruikersnamen en wachtwoorden.

E-mailgroepen
Voor het versturen van e-mail aan specifieke groepen worden e-mail aliassen gebruikt. Door de geadresseerde wordt vooraf toestemming gegeven voor opname in deze lijst. Voorbeelden van e-mail aliassen zijn die voor bestuur en voor speltakken.

Beeldmateriaal
Er wordt beeldmateriaal gebruikt voor sociale media, voor op de website en voor gedrukt materiaal als Scouting Magazine en folders. Met inschrijving wordt automatisch akkoord gegaan met gebruikt van dit materiaal, Tenzij dit expliciet (schriftelijk) gemeld is dat, dit niet wenselijk is. Na uitschrijving blijven de materialen eigendom van de vereniging, 

Datalekken
Mocht er ondanks alle zorgvuldigheid toch een datalek vastgesteld worden zal dit gemeld worden conform de Procedure Datalekken van Scouting Nederland.Vragen en/of klachten
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting kun je terecht bij het bestuur van onze groep via bestuur@scoutingputtershoek.nl.